เทคนิคการจัดการข้อมูลวันที่และผู้ลงนามรายงานผลทดสอบใน Microsoft Excel(6,163 views)

ติงศักดิ์  เหลืองเจริญทิพย์

ฝ่ายห้องปฏิบัติการวิศวกรรม 2   ศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี  มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี

Email: tingsak@sut.ac.th

รายงานผลทดสอบนอกจากจะแสดงผลการทดสอบวัสดุแล้ว  ยังประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องของตัวอย่างทดสอบ  เช่น  ชื่อและสถานที่ตั้งโครงการ  รายละเอียดตัวอย่าง  วันรับตัวอย่าง  วันทดสอบตัวอย่าง วันลงนามรายงานผลทดสอบ  เป็นต้น  ซึ่งในส่วนของเซลล์ที่ใช้ป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่าง  วันทดสอบตัวอย่าง และวันลงนามรายงานผลทดสอบนั้น  สามารถกำหนดรูปแบบของเซลล์เป็นประเภทวันที่ (Date)   เพื่อให้ป้อนข้อมูลได้สะดวกรวดเร็ว  อีกทั้งยังสามารถใช้ฟังก์ชันของ Excel ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเบื้องต้นได้โดยอัตโนมัติ

ในส่วนของผู้ลงนามรับรองรายงานผลทดสอบนั้น  ปกติจะมีผู้ลงนามหลักและผู้ปฏิบัติการแทน  ดังนั้น ชื่อและตำแหน่งผู้ลงนามรับรองรายงานผลทดสอบจึงมีโอกาสเปลี่ยนแปลงได้  ซึ่งสามารถใช้คอมโบบอกซ์ (Combo box) ในการเลือกชื่อและตำแหน่งผู้ลงนามรับรองรายงานผลทดสอบในการออกรายงานผลทดสอบแต่ละครั้ง

ขั้นตอนการดำเนินการตามที่กล่าวมานั้น  แสดงได้ดังต่อไปนี้

1. การกำหนดรูปแบบวันที่ของวันรับตัวอย่าง

กำหนดรูปแบบของเซลล์ J9 ซึ่งใช้ป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่าง เป็นประเภทวันที่ (Date) โดยรูปแบบการป้อนข้อมูล คือ วัน/เดือน/ปีพ.ศ. เช่น ป้อนข้อมูล 17/03/2557 เมื่อกด Enter ให้แสดงผลเป็น 17 มีนาคม 2557  ตามวิธีการดังนี้

 Œ	Œ (1) คลิกเลือกเซลล์ J9  คลิกเมาส์ขวา  (2) เลือก Format Cells…

	Ž (3) เลือกแถบ   Number  (4) เลือก Category: Date  (5) เลือก Locale (Location): Thai ‘ (6) เลือก Calendar type : Thai Buddhist ’ (7) คลิก Input dates according to selected calendar “ (8) เลือก Type: 14 มีนาคม 2555 ”(9) คลิกปุ่ม OK

ทดลองป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่างในเซลล์ J9 ตามรูป

Œ	
Œ (1) คลิกเลือกเซลล์ J9  ป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่าง เป็น  17/03/2557  กด Enter	 (2) เซลล์ J9 จะแสดงวันที่เป็น 17 มีนาคม 2557

เพื่อให้ผู้ใช้งานเวิร์กชีตสามารถป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่างตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้อย่างถูกต้อง  ควรเพิ่มคำอธิบายรูปแบบการป้อนข้อมูลด้วยการแทรกคอมเมนต์ (Comment) ตามวิธีการดังนี้

Œ 	Œ(1) คลิกเซลล์ J9  ที่ต้องการใส่คอมเมนต์  (2) คลิกเมาส์ขวาเลือก Insert Comment

Ž	Ž (3) กล่องคอมเมนต์จะปรากฏขึ้น พิมพ์ข้อความแสดงรูปแบบการป้อนข้อมูลวันที่ตามรูป  แล้วคลิกเมาส์ที่เซลล์อื่น

	(4) เมื่อวางพอยเตอร์บนเซลล์ J9 จะปรากฏกล่องคอมเมนต์เพื่อแนะนำรูปแบบการป้อนข้อมูลวันที่ให้ผู้ใช้งานเวิร์กชีต

2 การกำหนดรูปแบบวันที่ของวันทดสอบตัวอย่าง

การกำหนดรูปแบบของเซลล์ J10 ซึ่งใช้ป้อนข้อมูลวันทดสอบตัวอย่างเป็นประเภทวันที่ (Date) พร้อมทั้งแทรกคอมเมนต์ (Comment) เพื่ออธิบายรูปแบบการป้อนข้อมูลเหมือนกับเซลล์ J9 ที่ใช้ป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่างนั้น ใช้วิธีคัดลอก (Copy) เซลล์ J9 มาวางที่เซลล์ J10 ซึ่งจะได้ผลตามรูป

3 การกำหนดรูปแบบวันที่ของวันลงนามรายงานผลทดสอบ

สำหรับวันลงนามรายงานผลทดสอบนั้น  ห้องปฏิบัติการอาจจะพิมพ์เฉพาะเดือนกับปี พ.ศ. ไว้ก่อน เมื่อผู้มีอำนาจลงนามได้ลงนามแล้วจึงจะลงวันที่จริงที่ลงนามด้วยปากกา  ดังนั้น จะกำหนดรูปแบบของเซลล์ H37 ซึ่งใช้ป้อนข้อมูลวันลงนามรายงานผลทดสอบเป็นประเภทวันที่ (Date) โดยรูปแบบการป้อนข้อมูล คือ เดือน/ปีพ.ศ. เช่น ป้อนข้อมูล 03/2557 เมื่อกด Enter ให้แสดงผลเป็น  มีนาคม 2557  ตามวิธีการดังนี้

Œ		Œ (1) ผสานเซลล์ (Merge cells) H37:I37 เพื่อให้แสดงข้อมูลเดือน-ปี ได้ครบ แล้วคลิกเมาส์ขวา เลือก Format Cells
 Ž	(2)  เลือกแถบ   Number (3) Ž เลือก Category: Custom (4)  เลือก Type: [$-187041E]d mmmm yyyy;@

‘ 	(5)  ลบ d ออก ให้คงเหลือ[$-187041E] mmmm yyyy;@ ตามรูป (6) ‘ คลิกปุ่ม OK

ทดลองป้อนข้อมูลเดือน ปี พ.ศ. ที่ลงนามรายงานผลทดสอบตามรูป  (ค่าที่เก็บในเซลล์ H37 จะเป็น 1/3/2557 คือ วันที่ 1 ของเดือน ปี ที่ป้อนข้อมูล)

Œ	Œ(1) คลิกเลือกเซลล์ H37 ป้อนข้อมูลเดือน ปี พ.ศ. ที่ลงนามรายงานผลทดสอบ เป็น  03/2557  กด Enter
	 (2) เซลล์ H37 จะแสดงเดือน ปี เป็น มีนาคม 2557
Ž	Ž (3) แทรกคอมเมนต์เพื่ออธิบายรูปแบบการป้อนข้อมูลเช่นเดียวกันกับวิธีการในหัวข้อ 2.1

4 การตรวจสอบการป้อนข้อมูลวันรับตัวอย่างและวันทดสอบตัวอย่าง

ขั้นตอนการทดสอบวัสดุโดยสังเขปประกอบด้วย

รับตัวอย่าง  →  ทดสอบตัวอย่าง  →  จัดทำรายงานผลทดสอบè ลงนามรายงานผลทดสอบ

ดังนั้น วันรับตัวอย่าง วันทดสอบตัวอย่าง และวันลงนามรายงานผลทดสอบ ต้องเรียงลำดับก่อนหลังกันจากน้อยไปหามาก  ดังนี้

วันรับตัวอย่าง  ≤  วันทดสอบตัวอย่าง  ≤   วันลงนามรายงานผลทดสอบ

ซึ่งสามารถเขียนสูตรตรวจสอบข้อมูลวันที่ที่ป้อนเพื่อให้แสดงข้อความเตือนในกรณีที่ป้อนข้อมูลไม่เป็นไปตามลำดับที่ถูกต้อง  อีกทั้งยังสามารถทำการเน้นให้เซลล์ดังกล่าวมีสีพื้นแตกต่างจากเซลล์ทั่วไปเพื่อให้เห็นถึงความผิดปกติได้ง่ายขึ้น

สำหรับการตรวจสอบข้อมูลวันทดสอบตัวอย่าง(เซลล์ J10) เปรียบเทียบกับวันรับตัวอย่าง(เซลล์  J9) วิธีการมีดังต่อไปนี้

Œ (1) คลิกเลือกเซลล์ K10 ซึ่งจะใช้แสดงข้อความเตือน กำหนดรูปแบบตัวอักษรเป็นแบบหนาและตัวอักษรสีแดง  เพื่อเน้นข้อความเตือนให้ชัดเจน

(2) คลิกเลือกเซลล์ K10 แล้ว พิมพ์สูตร

=IF(J10<J9,”วันทดสอบ ต้องไม่ก่อน วันรับตัวอย่าง !”,”") กด Enter

 Ž Ž(3) จะพบว่าเซลล์ K10 ไม่แสดงข้อความเตือน เนื่องจาก วันทดสอบตัวอย่าง(เซลล์ J10) มีค่าไม่น้อยกว่าวันรับตัวอย่าง(เซลล์  J9)   (4) ลองป้อนข้อมูลวันทดสอบ 16/03/2557 ในเซลล์ J10 กด Enterจะพบว่าเซลล์ K10 แสดงข้อความเตือนข้อผิดพลาดตามรูป เนื่องจากวันทดสอบตัวอย่าง(เซลล์ J10) มีค่าก่อนวันรับตัวอย่าง(เซลล์  J9) เพื่อให้สามารถเห็นความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลวันทดสอบตัวอย่าง(เซลล์ J10) เมื่อเปรียบเทียบกับวันรับตัวอย่าง(เซลล์ J9) ได้ชัดเจนมากขึ้น  จะใช้การกำหนดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข (Conditional formatting) เพื่อช่วยเน้นเซลล์ J10 ที่ป้อนข้อมูลวันทดสอบตัวอย่างให้มีความแตกต่างหากมีค่าน้อยกว่าวันรับตัวอย่าง(เซลล์ J9)  ตามวิธีการดังต่อไปนี้ Œ Œ(1) คลิกเลือกเซลล์ J10 (วันทดสอบตัวอย่าง) ที่ต้องการกำหนดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข (Conditional formatting)   (2) คลิกเลือก Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than… Ž Ž(3) คลิกปุ่มตามรูป เพื่อไปเลือกเซลล์ที่ต้องการเปรียบเทียบกับเซลล์ J10 (วันทดสอบตัวอย่าง)   (4) คลิกเซลล์ J9 (วันรับตัวอย่าง) ที่ต้องการเปรียบเทียบกับเซลล์ J10 (วันทดสอบตัวอย่าง) (5) คลิกปุ่มตามรูป ‘ (6) ‘ เงื่อนไขการเปรียบเทียบคือ ถ้าวันทดสอบตัวอย่าง(เซลล์ J10) มีค่าน้อยกว่าวันรับตัวอย่าง(เซลล์ J9) แล้วตัวอักษรของเซลล์ J10 จะเป็นสีแดงและสีพื้นเซลล์จะเป็นสีแดงจาง (Light Red Fill with Dark Red Text)  คลิกปุ่ม OK ’ (7) ’ เซลล์ J10 (วันทดสอบตัวอย่าง) จะแสดงรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไขที่กำหนด “ “(8) ลองป้อนข้อมูลในเซลล์ J10 (วันทดสอบตัวอย่าง) ตามรูป จะเห็นว่า เซลล์ J10 แสดงรูปแบบเซลล์ตามปกติ เนื่องจากเซลล์ J10 มีค่าไม่น้อยกว่าเซลล์ J9

5 การเลือกผู้ลงนามรับรองรายงานผลทดสอบโดยใช้คอมโบบ็อกซ์ (Combobox)

Œ (1) ป้อนข้อมูลผู้ลงนาม พร้อมทั้งตำแหน่ง และข้อความในกรณีปฏิบัติการแทน ในลักษณะตารางตามรูป



(2) ตั้งชื่อช่วงข้อมูล (Named Range) AA2:AD4 เป็น tblApprove (หรือชื่ออื่นๆตามความต้องการ) โดยการเลือกช่วงเซลล์ AA2:AD4 แล้วคลิกที่กล่องชื่อ (Name box) พิมพ์ tblApprove และกด Enter

Ž

(3) Ž ตั้งชื่อช่วงข้อมูลเฉพาะชื่อผู้ลงนาม  AB2:AB4 เป็น tblName (หรือชื่ออื่นๆตามความต้องการ) โดยการเลือกช่วงเซลล์ AB2:AB4 แล้วคลิกที่กล่องชื่อ (Name box) พิมพ์ tblName และกด Enter

	 (4) แทรกคอมโบบ็อกซ์ (Combo Box) โดยคลิกเลือก DEVELOPER > Form Controls > Combo Box

	 (5) ลากเมาส์เพื่อสร้างคอมโบบ็อกซ์แล้วคลิกขวาเลือก Format Control…

‘	(6) ‘ เลือกแถบ Control Input range : tblName เป็นรายชื่อผู้ลงนามที่ต้องการให้เลือก Cell link: คลิกเซลล์ D34 (เซลล์ว่างที่ไม่ใช้งาน) เพื่อเก็บค่าลำดับที่ได้จากการเลือกชื่อผู้ลงนาม

’	(7) ’ เลือกแถบ Properties เอาเครื่องหมาย √   หน้า Print object ออก เพื่อให้แสดงคอมโบบอกซ์เฉพาะในเวิร์กชีต  แต่ไม่ให้พิมพ์คอมโบบอกซ์ออกทางเครื่องพิมพ์ แล้วกด Enter

“	(8) “ ลองเลือกชื่อผู้ลงนามลำดับที่ 2 จาก คอมโบบ็อกซ์ จะพบว่าเซลล์ D34 แสดงค่าเท่ากับ 2 ตามลำดับของรายชื่อในคอมโบบ็อกซ์

ในการเลือกชื่อผู้ลงนามรับรองรายงานผลทดสอบจากคอมโบบ็อกซ์นั้น  ผลการเลือกจะแสดงค่าในเซลล์ D34 โดยแสดงค่าลำดับของรายชื่อในคอมโบบ็อกซ์ ซึ่งในขั้นตอนต่อไปจะต้องนำค่าในเซลล์ D34 ไปค้นหาชื่อผู้ลงนามพร้อมทั้งตำแหน่งจากตาราง tblApprove ที่สร้างไว้แล้ว  โดยใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP  ตามวิธีการดังนี้

Œ	Œ (1) คลิกเลือกเซลล์ H34 แล้ว พิมพ์สูตร=VLOOKUP(D34,tblApprove,2,FALSE) กด Enter เพื่อนำค่าจากเซลล์ D34 ไปค้นหาชื่อผู้ลงนามจาก tblApprove

	 (2) คลิกเลือกเซลล์ H35 แล้ว พิมพ์สูตร =VLOOKUP(D34,tblApprove,3,FALSE) กด Enter เพื่อนำค่าจากเซลล์ D34 ไปค้นหาตำแหน่งของผู้ลงนามจาก tblApprove

Ž	Ž (3) คลิกเลือกเซลล์ H36 แล้ว พิมพ์สูตร=VLOOKUP(D34,tblApprove,4,FALSE) กด Enter เพื่อนำค่าจากเซลล์ D34 ไปค้นหาข้อความกรณีเป็นการปฏิบัติการแทนจาก tblApprove

	(4) คลิกเซลล์ D34 กำหนดรูปแบบสีตัวอักษรให้เป็นสีขาว  เพื่อให้ไม่แสดงทั้งในเวิร์คชีตและในการพิมพ์รายงานผลทดสอบลงบนกระดาษสีขาว

	 (5) คลิกขวาที่คอมโบบ็อกซ์ แล้วคลิกซ้ายที่คอมโบบ็อกซ์อีกครั้ง ลากคอมโบบ็อกซ์มาวางทับชื่อผู้ลงนาม เพื่อไม่ให้แสดงข้อมูลซ้ำกันในเวิร์กชีต

‘	(6) ‘ เมื่อสั่งพิมพ์รายงานผลทดสอบ  ในส่วนของผู้ลงนามจะแสดงตามรูป  โดยไม่ได้พิมพ์คอมโบบ็อกซ์ออกมาด้วย (ตามที่ได้กำหนด Properties ของคอมโบบ็อกซ์ไว้)

5  สรุป

การจัดการข้อมูลวันที่และผู้ลงนามรายงานผลทดสอบตามรายละเอียดที่ได้แสดงมานั้นจะมีขั้นตอนมากพอสมควร   แต่ถ้าได้ลองนำไปใช้งานดู  ผู้เขียนเชื่อว่าจะทำให้การจัดทำรายงานผลทดสอบใช้เวลาน้อยลงพอสมควรและสร้างความมั่นใจในความถูกต้องของรายงานผลทดสอบมากขึ้น ทั้งในส่วนของผู้จัดทำรายงานผลทดสอบและผู้ลงนามรับรองรายงานผลทดสอบ  รวมทั้งสามารถนำเทคนิคไปประยุกต์ใช้กับงานอื่นๆได้อีก

ผู้เขียนยินดีหากท่านใดต้องการสอบถาม แนะนำหรือแสดงข้อคิดเห็น โปรดติดต่อที่ tingsak@sut.ac.th